Automatyzacja to nie zawsze dobry pomysł
Większość artykułów namawia: automatyzuj wszystko. My powiemy inaczej. Nie każdy proces warto automatyzować, a zautomatyzowanie złego procesu to podwójna strata: płacisz za wdrożenie i zostajesz z czymś, co trzeba pilnować i poprawiać. Czasem najlepszą decyzją jest nie robić tego wcale.
Zasada 12 miesięcy
Jest prosty sposób, żeby szybko ocenić, czy warto. Sprawdź, w ile miesięcy automatyzacja się zwróci. Jeśli w 12 miesięcy albo szybciej, zwykle warto. Jeśli zwrot ma trwać dłużej, najczęściej lepiej odpuścić.
Powód jest prosty: świat zmienia się szybko. Dostawcy, programy, ceny, sposób pracy, wszystko się rusza. Proces, który dziś wygląda tak, za rok może wyglądać inaczej albo zniknąć. Jeśli automatyzacja zwraca się dopiero po dwóch latach, jest duża szansa, że proces zmieni się wcześniej. Zapłacisz wtedy za coś, co trzeba przerobić od nowa, zanim w ogóle zaczęło zarabiać.
Zasada: Automatyzuj to, co zwróci się w 12 miesięcy. Dłuższy zwrot to zakład, że proces się nie zmieni. A zmienia się prawie zawsze.
Sygnały, że lepiej nie automatyzować
- Proces zmienia się co chwilę. Nowe wyjątki, ciągłe poprawki. Automatyzujesz ruchomy cel, który nigdy nie stoi w miejscu.
- Robisz to rzadko. Zadanie raz na kwartał ma za mało czasu, żeby się zwrócić.
- Proces jest drobny. Kilka kliknięć raz na jakiś czas. Nie ma czego odzyskiwać.
- Wkrótce i tak zmieniasz narzędzie albo dostawcę. Zautomatyzujesz coś, co za chwilę wyrzucisz.
- Nikt nie wie, jak proces dokładnie działa. Najpierw go uporządkuj, dopiero potem myśl o automatyzacji.
Kiedy warto
Dla równowagi, oto sytuacje, w których automatyzacja zwykle ma sens:
- Proces jest powtarzalny i stabilny.
- Zżera dużo czasu co miesiąc.
- Błędy realnie kosztują: zgubione zamówienia, kary, niezadowoleni klienci.
- Zwrot mieści się w 12 miesiącach.
Jak to sprawdzić, zanim wydasz złotówkę
Nie trzeba zgadywać. Policz, ile godzin miesięcznie pochłania proces, pomnóż przez koszt godziny pracy i porównaj z kosztem wdrożenia. Jeśli wychodzi zwrot w rok lub szybciej, jest o czym rozmawiać. Dokładnie to robimy w audycie, zanim cokolwiek wdrożymy.
Czy Twój proces zwróci się w 12 miesięcy, policzymy w bezpłatnym audycie Audyt procesów biznesowych.
Najczęstsze pytania
Skąd wiadomo, czy automatyzacja zwróci się w 12 miesięcy?
Policz, ile godzin miesięcznie pochłania proces, pomnóż przez koszt godziny pracy i porównaj z kosztem wdrożenia. Jeśli oszczędność roczna pokrywa wdrożenie, mieścisz się w zasadzie. Najprościej zrobić to w bezpłatnym audycie.
Czy małe procesy w ogóle warto automatyzować?
Tylko jeśli powtarzają się często. Drobne, rzadkie zadania zwykle się nie zwracają, bo oszczędność czasu jest za mała.
Co, jeśli proces ciągle się zmienia?
Najpierw go ustabilizuj. Automatyzacja procesu, który zmienia się co chwilę, to przepalony budżet, bo wdrożenie trzeba poprawiać szybciej, niż zdąży się zwrócić.
Czy 12 miesięcy to sztywna granica?
To zasada kciuka, nie prawo. Im szybciej zmienia się Twoja branża, tym krótszy powinien być akceptowalny zwrot. W bardzo zmiennym otoczeniu lepiej celować nawet w 6 miesięcy.