Automatyzacja ofertowania
Z maila do gotowej oferty. Pełen strumień zapytań obsłużony bez powiększania zespołu.
~190
zapytań w pierwsze 2 tygodnie
24/7
reakcja w czasie rzeczywistym
0
zgubionych zapytań
~19 000
produktów w katalogu
Klient
Mal-Drew to sklep z materiałami budowlanymi. W ofercie ma ponad 19 000 produktów: materiały konstrukcyjne, chemię budowlaną i elementy wykończeniowe.
Problem
Do firmy spływało więcej zapytań ofertowych, niż zespół był w stanie obsłużyć ręcznie. Przygotowanie jednej oferty oznaczało kilka kroków:
- przeczytanie maila i zrozumienie, czego klient potrzebuje,
- znalezienie pasujących produktów w katalogu liczącym tysiące pozycji,
- policzenie ilości i opisanie wyboru.
Przy kilku handlowcach część maili zostawała bez odpowiedzi. Klient czekał i odchodził do konkurencji. Firma traciła sprzedaż nie z braku towaru, tylko z braku czasu na odpowiadanie.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy system, który wykonuje całą powtarzalną pracę za handlowca. Człowiek pozostaje przy decyzji: sprawdza i zatwierdza gotową ofertę jednym kliknięciem.
Działa tu ten sam proces, na którym opieramy prawie każdą naszą automatyzację: najpierw zebrać dane, potem je przeanalizować, następnie przejrzeć dostępne opcje i na końcu wybrać najlepszą. W praktyce wygląda to tak:
Zbieranie danych
Gdy do Mal-Drew przychodzi mail, system przechwytuje go w tej samej sekundzie, o każdej porze dnia i nocy. Nic nie czeka w kolejce i żadne zapytanie nie ginie.
Analiza
System czyta treść zapytania i rozkłada je na konkretne potrzeby: co klient buduje i jakich materiałów do tego potrzebuje. Z luźnego opisu powstaje uporządkowana lista wymagań.
Przegląd katalogu
Na tej podstawie system przeszukuje wszystkie 19 000 produktów i wybiera te, które realnie pasują do projektu. Działa to jak wyszukiwarka rozumiejąca sens zapytania, a nie tylko pojedyncze słowa.
Dobór najlepszej oferty
Z pasujących produktów system składa gotową propozycję wraz z ilościami i tworzy jej wersję roboczą w systemie sklepu.
Decyzja człowieka
Handlowiec widzi gotową ofertę, sprawdza ją i zatwierdza jednym kliknięciem albo poprawia. Dopiero wtedy klient dostaje ofertę w PDF oraz maila z wyjaśnieniem doboru. Ten krok zamyka pętlę: system zapamiętuje poprawki handlowca i następnym razem przygotowuje ofertę trafniej.
Dlaczego można na tym polegać
- Odpowiedź w czasie rzeczywistym, 24 godziny na dobę.
- Mail zostaje oznaczony jako obsłużony dopiero po poprawnym przygotowaniu oferty, więc żadne zapytanie nie wypada po cichu.
- W razie błędu system automatycznie ponawia próbę i wraca do działania.
Wyniki
- Około 190 obsłużonych zapytań w mniej więcej dwa tygodnie.
- Nadrobione około 90 zaległych maili sprzed wdrożenia.
- Około 80 spamowych i nieistotnych wiadomości odsianych automatycznie.
- Zero zgubionych zapytań.
Efekt: firma obsługuje pełen strumień zapytań i nie musiała w tym celu zatrudniać nikogo nowego.
Technologia
Masz podobny proces do zautomatyzowania?
Umów bezpłatną rozmowę wstępną. Wspólnie sprawdzimy, co da się zautomatyzować i ile na tym zyskasz.
Porozmawiajmy